Principios y Definiciones Clave de la Archivística: Fondos, Documentos y Tratamiento

Definiciones Fundamentales de la Archivística

Principio de procedencia: consiste en reunir los documentos por fondos, es decir, en agrupar todos los documentos que procedan de una misma persona, familia o institución. Se trata, en esencia, de respetar el origen de los fondos, manteniéndolos agrupados sin mezclar unos documentos con otros.

Fondo

Fondo: conjunto orgánico de documentos de cualquier tipo y época producidos y recibidos por una persona, familia u organización, pública o privada, en la gestión de sus asuntos, negocios o competencias, y conservado como prueba de estos, por la información que contienen y por su valor para la historia y el conocimiento.

Archivo y Documento de Archivo

Archivo (ICA): institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.

Documento de archivo (ICA): documentos conteniendo una información, de cualquier forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral, y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su actividad.

Archivística y Tratamiento Archivístico

Archivística (ICA): consiste en el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos.

Definición (ICA): fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas en que se sustenta la estructura de un fondo.

Tratamiento archivístico: conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos.

Tratamiento archivístico: conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades. Tiene como objetivo su conservación, organización y hacerlos rápidamente accesibles, manejables y útiles en sus diversos fines.

Conservación Documental

Conservación: conjunto de técnicas, tratamientos y procedimientos de cualquier naturaleza, preventivos o curativos, que tienen por objeto garantizar tanto la durabilidad de los soportes documentales como la salvaguarda de la información en ellos contenida.

ISAD(G): Norma de Descripción Archivística

ISAD(G): elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información, que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos, así como su contexto y el sistema que los ha producido. La finalidad es informar acerca del contenido del documento.