Business English Vocabulary: Office, Mail, and Tasks

Office Positions and Directions

• Accounts assistant: ayudante de contabilidad
• Chief executive officer: consejero delegado
• Financial director: director financiero
• Financial supervisor: supervisor financiero
• Head of IT: jefe de informática / informático
• Human resources director: director de recursos humanos (RRHH)
• Junior administrative assistant: auxiliar administrativo junior
• Marketing director: director de marketing
• Operations director: director de operaciones
• Personal assistant: asistente personal
• Personnel manager: gerente / director de personal
• Production team leader: jefe del equipo de producción
• Sales representative: representante de ventas
• Senior administrative assistant: auxiliar administrativo senior
• Senior management: alta dirección
• Staff: personal / plantilla
• Assist: ayudar
• Be in charge of: estar a cargo de
• Describe: describir / definir
• Develop: desarrollar
• Explain how to use: explicar cómo usar
• Hire: contratar
• Sell: vender
• At the end of the corridor: al final del pasillo
• Behind: detrás de
• Between: entre
• Down: abajo / hacia abajo
• Enter: entrar
• Exit: salir
• Go past: pasar por delante de
• Go straight: seguir recto
• In front of: delante de
• Lift: ascensor / ascender
• On your left: a su izquierda
• On your right: a su derecha
• Opposite: enfrente de
• Stairs: escaleras
• Turn left: girar a la izquierda
• Turn right: girar a la derecha
• Up: arriba / hacia arriba
• Appointment: cita / compromiso
• Business card: tarjeta de visita / tarjeta de negocios
• Clerk: oficinista / empleado
• Design department: departamento de diseño
• Do business: hacer negocios
• Employee: empleado
• Employer: empleador / empresa
• Escalator: escalera mecánica
• Interview: entrevista
• Legal department: departamento jurídico
• Logistics department: departamento de logística
• Managing director: director general / consejero delegado
• Name plate: placa de identificación
• Parking place: plaza de aparcamiento
• Receptionist: recepcionista
• Research and development department: departamento de investigación y desarrollo (I+D)
• Title: puesto / cargo

Daily Tasks and Office Supplies

• Answer incoming calls: contestar llamadas entrantes
• Data entry: introducción / entrada de datos
• Deliver the message: entregar / transmitir el mensaje
• Distribute the incoming mail: repartir el correo entrante
• File documents: archivar documentos
• Keep a log: llevar un registro
• Keep track of: hacer el seguimiento de
• Order supplies: pedir suministros / material
• Prepare a presentation: preparar una presentación
• Receive visitors: recibir visitas
• Schedule a meeting: programar una reunión
• Screen a call: filtrar una llamada
• Search the internet: buscar en internet
• Send a fax: enviar un fax
• Send emails: enviar correos electrónicos
• Show someone around: mostrar las instalaciones a alguien
• Spreadsheets: hojas de cálculo
• Take a message: tomar nota de un mensaje
• Take minutes: levantar / redactar actas
• Type agendas: mecanografiar órdenes del día
• Type letters: mecanografiar cartas
• Update mailing list: actualizar la lista de correo
• Word processing: procesamiento de textos
• A box of: una caja de
• A packet of: un paquete de
• A pair of: un par de
• A roll of: un rollo de
• A sheet of: una hoja de
• Air conditioner: aire acondicionado
• Coat rack: perchero
• Filing cabinet: archivador
• Photocopier: fotocopiadora
• Projector: proyector
• Scanner: escáner
• Shredder: destructora de papel
• Waste paper bin: papelera
• Charge: cobrar / cargo
• Delivery: entrega
• Discount: descuento
• Invoice: factura
• Payment: pago
• Price per unit: precio por unidad
• Quality: calidad
• Quantity: cantidad
• Run low on: quedarse corto / bajo de existencias
• Run out of: quedarse sin / agotarse
• Shipping cost: coste de envío
• Special offer: oferta especial
• Subtotal: subtotal
• Candidate: candidato
• Client: cliente
• Correspondence: correspondencia
• Couple: par / pareja
• Dozen: docena
• Drawer: cajón
• Enquiry: consulta
• Experience: experiencia
• Half a dozen: media docena
• Heater: calefactor
• In stock: en existencias / disponible
• Inventory: inventario
• Job: trabajo / puesto
• Responsibility: responsabilidad
• Log: registro / bitácora
• Office duties: tareas de oficina
• Out of stock: agotado / sin existencias

Telephony and Computer Terminology

• Contact someone: contactar con alguien
• Cord: cable
• Delete: borrar / eliminar
• Dial a phone number: marcar un número de teléfono
• Enter your access code: introducir su código de acceso
• Fast forward: avance rápido / adelantar
• Location: ubicación / localización
• Listen to incoming messages: escuchar mensajes recibidos
• Loud: ruidoso / alto
• Loudspeaker: altavoz / manos libres
• Modify: modificar
• Off the hook: descolgado
• Press this button: pulsar este botón
• Receiver: auricular / receptor
• Record an outgoing message: grabar un mensaje saliente
• Replay: reproducir de nuevo
• Retrieve: recuperar
• Review: revisión / revisar
• Rewind: rebobinar
• Save: guardar
• Volume: volumen
• Attachment: archivo adjunto
• Background: fondo
• Bold: negrita
• Bullet: viñeta
• Column: columna
• Copy: copiar
• Cut: cortar
• Desktop: escritorio
• Double click: doble clic
• Flowchart: organigrama / diagrama de flujo
• Font: fuente / tipografía
• Forward: reenviar
• Heading: encabezado / título
• Icon: icono
• Italics: cursiva
• Log in: iniciar sesión
• Lower case letters: letras minúsculas
• Paragraph: párrafo
• Password: contraseña
• Paste: pegar
• Reply: responder / contestar
• Row: fila
• Underline: subrayar
• Upper case letters: letras mayúsculas
• Username: nombre de usuario
• Alignment: alineación
• Flash: destello
• Headset: auriculares con micrófono
• Hold: en espera
• Increased security: seguridad reforzada
• Indent: sangría
• Numbering: numeración
• Pause: pausa
• Spacing: espaciado / interlineado
• Training session: sesión formativa

Shipping, Correspondence, and Mail

• Bank statement: extracto bancario
• Cheque: cheque
• Contract: contrato
• Customer complaint: reclamación de cliente
• Directory: directorio / guía telefónica
• Job application: solicitud de empleo
• Product manual: manual de producto
• Receipt: recibo
• Request for information: solicitud de información
• Collect: recoger / cobrar
• Document: registrar / documentar
• Domestic: nacional
• Enclosure: anexo / documento adjunto
• International: internacional
• Mail log: registro de correspondencia
• Postage: franqueo
• Postcode: código postal
• Sort: clasificar
• Reach its destination: llegar a su destino
• Recipient: destinatario
• Registered mail: correo certificado
• Sender: remitente
• Sign: firmar
• Stamp: sellar / sello postal
• Weigh: pesar
• Weight: peso
• Courier: mensajero / servicio de mensajería
• Bubble wrap: plástico de burbujas
• Fragile: frágil
• Good condition: buen estado
• Goods: mercancías / artículos
• Handle something with care: manipular con cuidado
• Height: altura
• Inspect: inspeccionar / examinar
• Insure: asegurar
• Label: etiqueta
• Keep away from heat: mantener alejado del calor
• Length: longitud
• Keep dry: mantener seco
• Mark: marcar
• Measure: medir / medida
• Paperwork: trámites / papeleo
• Parcel: paquete
• Pick up: recoger
• Shipment: envío / cargamento
• Signature: firma
• Track: rastrear / hacer seguimiento
• Wrap: envolver
• Special instructions: instrucciones especiales
• Update: actualizar
• This side up: este lado hacia arriba
• Waybill: hoja de ruta / albarán
• Width: anchura
• Attach: adjuntar
• Avenue: avenida
• Boulevard: bulevar
• Breakable: quebradizo / frágil
• Efficient: eficiente
• Imperial: sistema imperial
• In error: por error
• Initials: iniciales
• Mail basket: bandeja / cesta de correo
• Metric: métrico
• Ounce: onza
• Package: paquete
• Pound: libra
• Road: carretera
• Routing slip: volante de distribución / hoja de ruta
• Street: calle
• Urgent: urgente