Com organitzar una reunió de treball eficaç

Tipus de reunions d'informació

- Reunions d'informació ascendent: les informacions emanen de les persones que hi han estat convidades fins a les que preparen la reunió. Poden ser útils per saber per què el grup es comporta d'una manera determinada, per obtenir impressions sobre determinats treballs o per aconseguir opinions sobre el disseny de productes o processos de producció. És imprescindible un moderador que animi i estimuli la participació.

- Reunions d'informació horitzontal: potencien la transmissió d'informació entre grups o persones que no actuen com a superiors o subordinats de ningú. En l'àmbit laboral són freqüents les reunions que tenen lloc cada dia entre el final de la jornada de treball d'uns empleats i el començament de les jornades següents, i les reunions per aconseguir que un grup de persones formi un equip de treball.

Com s'organitza una reunió?

Qualsevol reunió comporta una sèrie de fases:

Planificació

És important saber quin és l'objectiu de la reunió. És concretament en aquesta etapa quan el subjecte s'ha de preguntar per què vol organitzar la reunió. Ha de prendre la decisió de realitzar o no la reunió tot analitzant els avantatges i inconvenients que suposa convocar-la.

Preparació

Destaca la concreció del programa de treball o la preparació de l'ordre del dia de la reunió que es vol tenir. El document contindrà:

• Data i hora en què tindrà lloc la reunió.
• Persones convidades.
• L'ordre del dia, que és el conjunt de temes que s'han de tractar i discutir.
• L'espai on tindrà lloc la reunió.

S'acostuma a incloure un torn obert de paraules, que és el temps dedicat a dialogar sobre allò que no ha quedat clar, a establir conclusions o a proposar qüestions que no havien considerat les persones que van convocar la reunió. Es pot usar un foli, una cartolina petita, un tríptic o qualsevol format que es consideri convenient.

Convé fer la selecció de ponents segons el tema que es tracti, si es vol convidar-ne. L'organitzador de la reunió ha de recopilar tota la informació que es necessiti i fer-la arribar a totes les persones que formaran part de la trobada. Cal escollir l'espai on ha de tenir lloc la reunió i no podem oblidar concretar la durada que ha de tenir.

Execució

És un fet habitual que els temes s'exposin d'una manera lògica i que s'intentin tractar els més importants. S'entra en contacte directe amb les persones participants. Per aquesta raó, la figura del coordinador (moderador), responsable de dirigir aquesta fase, té un paper molt important. Aquest té les funcions següents:

• Acollir els participants.
• Presentar l'assumpte.
• Moderar.

El coordinador ha de repartir l'ordre del dia, distribuir els seients correctament, presentar els participants, establir les regles, procurar que la reunió no decaigui i exigir conclusions. Ha de controlar el rellotge, no s'ha d'oblidar cap de les preguntes que volia fer, no ha de permetre que es perdi el fil de la conversa i ha de recapitular abans de passar al tema següent. En aquesta etapa es desenvolupen les tècniques de grup escollides.

Avaluació

Un cop conclosa la reunió, cal fer un resum de tot allò que s'hi ha esdevingut a fi de valorar de manera completa els acords i en quina mesura s'ha assolit l'objectiu fixat. Es fa un informe i es transmet a les persones que puguin necessitar-lo. L'informe permet controlar millor el grau de compliment dels acords que s'han adoptat.

Certificació de l'assistència

Si s'assisteix a un curs, una conferència, un seminari o qualsevol tipus d'acte d'aquesta natura, convé expedir un certificat que justifiqui la participació dels assistents.