Gestió de l'Aprovisionament i Tipus d'Inventari
El Paper de l'Aprovisionament
La funció d'aprovisionament consisteix a comprar els materials necessaris per a l'activitat de l'empresa (producció i/o venda) i emmagatzemar-los mentre s'inicien els processos de producció o comercialització. Habitualment, se n'encarrega el departament de compres o d'aprovisionament.
La funció d'aprovisionament consta de tres aspectes fonamentals:
- Compres
- Emmagatzematge
- Gestió d'inventaris
En primer lloc, l'encarregat de fer les compres ha de considerar diversos factors per a una selecció òptima de proveïdors, maximitzant les variables que determinen el rendiment de les compres:
- Preu
- Qualitat
- Termini de lliurament
- Condicions de pagament
- Servei postvenda
En segon lloc, cal disposar de magatzems per emmagatzemar els productes adquirits fins que el departament de producció els necessiti. Un cop el producte s'ha fabricat, també s'ha d'emmagatzemar mentre el departament de vendes el comercialitza als clients. Per això, es necessita un espai físic per organitzar i emmagatzemar correctament els productes fabricats o comprats, és a dir, un sistema organitzatiu per classificar i gestionar els estocs emmagatzemats.
I, en tercer lloc, s'ha de desenvolupar un sistema de gestió d'inventaris, que té com a objectiu determinar la quantitat d'existències que s'han de mantenir i el ritme de les comandes per satisfer les necessitats de l'empresa per a la producció i la comercialització.
La funció d'aprovisionament representa un període de temps, ja que hi ha un conjunt d'activitats que tenen un ordre cronològic. Considerem el cicle d'aprovisionament com el període entre la realització de la compra i el moment en què els productes venuts són lliurats als clients. Aquest cicle és diferent si es tracta d'una empresa manufacturera o d'una empresa comercial.
Motius per Mantenir Recursos Emmagatzemats
L'empresa necessita tenir recursos emmagatzemats per raons molt diverses:
- Per evitar un trencament d'estocs, és a dir, no quedar-se sense producte si hi ha un augment inesperat de la demanda.
- Perquè hi pot haver diferències en els ritmes de producció i distribució quan la demanda depèn de l'època de l'any. Exemple: Una fàbrica d'abrics té demanda durant els mesos d'hivern, de manera que durant la primavera i l'estiu produeix i incrementa les existències.
- Per obtenir descomptes significatius comprant materials en gran quantitat. Aprofitar aquesta oportunitat ajuda a reduir els costos del producte.
En general, els estocs ajuden l'empresa a gestionar millor els ritmes de compra, producció i venda, i a suavitzar les diferències. D'aquesta manera, es poden aprofitar millors oportunitats de negoci i reduir l'efecte negatiu de les amenaces (inflació, augment inesperat de la demanda, fallada en el lliurament, etc.). L'empresa dedica els seus recursos a mantenir un cert nivell d'existències perquè la gestió d'aquestes genera una sèrie de costos econòmicament rellevants.
Tipus d'Existències
Les existències són aquells materials que una empresa té dipositats als seus magatzems per complir un conjunt de funcions específiques dins la gestió de l'aprovisionament. Segons les característiques de l'empresa, es poden determinar diferents tipus d'existències basant-se en la seva utilitat o la seva posició en el cicle d'aprovisionament:
- Matèries primeres: Són aquelles que s'utilitzen en la transformació per a l'elaboració de part dels productes manufacturats.
- Semi-productes: Són productes fabricats per l'empresa i que normalment no estan destinats a la venda sense ser sotmesos a un altre desenvolupament, incorporació o transformació.
- Productes acabats: Són els productes fabricats per l'empresa i destinats al consum o ús final que en puguin fer altres empreses.
- Mercaderies o estoc comercial: Són materials que l'empresa compra i utilitza per a la posterior comercialització o venda sense transformació.
- Altres subministraments: Són elements incorporables, per exemple, combustible, recanvis, embalatges, material d'envasament i material d'oficina.
- Subproductes: (De caràcter secundari o accessori a la producció primària), Residus (Obtinguts mentre els productes es poden utilitzar, vendre o portar) i Materials recuperables (Reutilitzats després de la producció).